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  • 歡迎訪問—中國石油大學(華東)檔案館 · 校史館

    本館介紹

    中國石油大學(華東)檔案館館情簡介

    目錄

    一、機構沿革

    二、館藏概況

    三、工作綜述

    (一)加強基礎設施建設

    (二)建立健全規章制度

    (三)推進檔案現代化建設

    (四)積極開展校史研究

    (五)構建檔案利用體系

    四、對外交流



    一、機構沿革

    中國石油大學(華東)檔案館是學校檔案工作的職能管理部門,是永久保存和利用本校檔案的信息中心。本館成立于1989年11月,1999年與圖書館合署辦公,為副處級建制,2013年4月升格為正處級建制,由主管校長直接領導,2017年學校成立校史館(副處級),掛靠檔案館。1991年4月成立了以校長為主任的學校檔案管理委員會,負責對學校檔案工作實行統籌規劃、組織協調、監督和指導。

    二、館藏概況

    館藏檔案始于1953年。截止到2020年底,累計館藏紙質檔案117705卷,電子檔案2100GB,電子照片37930張,實物檔案6049件,藝術品607件(套)。檔案館重視基礎性工作,注重特色檔案征集,不斷強化檔案資源體系建設,強化實物檔案、聲像檔案、人物檔案及專題檔案等特色檔案的收(征)集和管理,多次赴全國各地征集與我校有關的實物和文字檔案資料,充盈館藏資源。同時,著力改善館藏條件,設立珍貴藝術品檔案庫房,現珍藏字畫318副、工藝品118件、匾額57件、各類紀念品及其它實物121件。

    三、工作綜述

    隨著學校對檔案館機構的調整,檔案館的職能也在單純的檔案管理與利用基礎上逐步擴展到檔案數字信息化建設、校史文化研究、校史館的建設與維護、藝術館的運營與管理等方面,工作職能、工作領域和工作幅度不斷拓展與擴充。面對新的形勢,檔案館堅持“扎實推進檔案管理工作,積極開展校史文化研究”的工作思路,各項工作穩步推進。

    (一)加強基礎設施建設。本館館舍建筑面積2013.5平方米,其中檔案庫房1319.5平方米。檔案庫房配有殺菌消毒機、溫濕度自動記錄儀、防盜防火自動報警系統、滅火器、去塵器、除濕器及加濕器等設備,檔案庫房以穩定溫濕度為中心的九防功能均達到規范要求。為適應新形勢下的工作需要,檔案館還配有掃描儀、投影儀、光盤刻錄機1臺、彩色打印機、照相機、錄像機等器材。

    (二)建立健全規章制度。為了加強檔案工作的制度化建設,制定了《中國石油大學(華東)檔案管理實施辦法》,修訂了《檔案安全保密制度》、等十三項工作規章制度;加強檔案工作的規范化建設,制定(修訂)了《文書檔案歸檔辦法》等12項檔案歸檔管理辦法和《檔案歸檔范圍和保管期限表》;上述規章制度和業務規范均已匯編成冊目前。這些規章制度的制定和執行,充分做到了人員有職責,立卷有要求,借閱有規定,保密有條例,管理有措施,保證了檔案工作的制度化和規范化。

    (三)推進檔案現代化建設。為了實現檔案工作的現代化和信息化,購置了全校性的檔案管理信息系統;自主開發了英文成績翻譯系統、學歷學位證明系統、檔案查詢系統、借閱利用預約系統、檔案利用統計系統和檔案信息服務網站。在重視檔案信息化建設的同時,積極推進館藏資源的數字化,提升檔案利用服務水平與效率,完成檔案數字化一期、二期工程,實現自1977年以來全部本科生、研究生、函授學生等各類在我校留有學籍資料學生的錄取、注冊、成績、畢業、工作等證明材料的數字化掃描,完成學校歷年來所有黨政公文、研究生學位審批材料及照片檔案等重要檔案的數字化掃描,建立了電子檔案資源數據庫;館藏數字化工程共形成了800G容量、100萬余條的著錄信息和電子文檔,并探索出一套成熟的數字化加工模式,吸引了國內諸多高校前來調研借鑒,贏得了上海交通大學等高校同仁的廣泛贊譽。

    (四)積極開展校史研究。檔案館重視檔案史料的編研工作,積極開發檔案信息資源。為促進檔案的合理開發,我館編制了案卷總目錄、分類目錄,案卷級和部分文件級目錄實現了電子查閱。為迎接學校六十周年校慶,集全館力量編寫了30多萬字、150余幅圖片校慶叢書之《傳承?跨越》;制作了《檔案基礎知識圖片展》《“東方紅”大型音樂舞蹈史詩圖片展》《紀念朱亞杰院士誕辰一百周年圖文展》《紀念曹本熹院士誕辰100周年圖文展》《中國石油大學體育運動圖文展》《水擊石穿尋地火——沈忠厚院士圖文展》《石大老革命圖文展》《楊光華先生圖文展》《學校首屆畢業生決心書圖文展》《戈革先生圖文實物展開展》等多項展覽普及檔案常識和校史知識;開展專題校史研究,聯合學校產業處等相關單位開展學校產業發展史研究,共同編寫了校辦產業大事記——《足跡》,與教育發展中心合作推進學校繼續教育史研究;積極申報研究課題,成功申報近30項省級與校級課題。

    (五)構建檔案利用體系。 我校檔案館在注重保存具有永久價值檔案的同時,為了充分發揮檔案的原始憑證價值,更突出強調了檔案的查考利用,。本館為學校的教學、科研等各項工作提供了良好的服務,為學校領導決策、各種評估、科學研究、編史修志、評審職務、工程維修、出國留學等積極開展優質服務,并依法做好檔案查閱服務,創新服務方式,簡化利用手續,減少利用收費,最大限度滿足利用者需求。近年來,年均接待1600余人次、利用檔案2000余卷次,復印檔案材料10000余件,出具中英文證明材料3000余份。平均年利用檔案人次是1989年建館時的8倍,利用卷次是1989年的20倍,發揮了檔案應有的作用,取得了良好的社會效益和經濟效益。

    檔案館緊緊圍繞學校工作的中心工作,抓管理、抓基礎、抓規范、抓服務,檔案工作的總體水平有了較大提高,多次被學校授予“優秀集體 ”、“先進集體”等榮譽稱號,1999年晉升為科技事業單位檔案管理國家二級,2004年晉升科技事業單位檔案管理山東省一級,2018年通過山東省檔案工作科學化管理示范單位測評。

    四、對外交流

    中國石油大學(華東)檔案館一直重視對外交流與合作,熱忱歡迎全國各檔案館(室)的同仁和社會各界人士前來我館指導、考察和參觀,我館的對外聯系的具體信息如下:

    地址:山東省青島市黃島區長江西路66號

    郵編:266580

    郵箱:dangang@upc.edu.cn


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